Чат-помощник внутри системы электронного документооборота принимает запросы в свободной форме, формирует по ним отчеты с диаграммами, ищет документы по смыслу и показывает результаты только в пределах прав доступа пользователя
Организация хранит приказы, обращения, переписку и поручения в собственной системе электронного документооборота. В архиве накоплено до 100 000 документов, а сотрудники пользуются системой на нескольких языках.
Чтобы контролировать работу подразделений, руководителям требуются отчеты: сколько документов исполнено, какие просрочены, как загружены отделы. Нужные данные в системе есть, но отчет мог получить только тот, кто знал, какую функцию вызвать и какие параметры указать: период, подразделение, типы документов.
Отчеты строились в фиксированных форматах и на больших объемах данных формировались медленно. Поиск работал только по точному совпадению слов, поэтому не находил документы по синониму или смыслу запроса. Отчеты и поиск находились в разных разделах, а запрос приходилось формулировать на языке интерфейса.
Было важно собрать отчеты и поиск в одном чате: пользователь пишет запрос и получает отчет или найденные документы. При этом основная система остается без изменений, а права доступа соблюдаются.
Пользователь пишет запрос в свободной форме, а система определяет тип отчета и его параметры. Затем он выгружает готовый отчет в Excel или PDF либо открывает его как интерактивную диаграмму с деталями по клику и сохраняет важные отчеты в избранное. Если отчет тяжелый и строится в фоне, система присылает на почту уведомление о его готовности.
Система анализирует смысл запроса, одновременно ищет по словам, упорядочивает найденные документы по релевантности, прикладывает к результатам цитаты из документов и разбивает сложные вопросы на несколько шагов.
Пользователь пишет запрос на нескольких языках, а отчеты и поиск доступны ему в одном чате.
Перед выдачей результата система проверяет права пользователя и исключает документы, к которым у него нет доступа.
Разберем путь запроса по шагам: от вопроса в чате до отчета или найденного документа.
Пользователь пишет запрос в чате боковой панели системы, например: «покажи исполнение поручений по отделу за квартал» или «найди приказы о командировках». Система определяет тип запроса: отчет или поиск документов. Чат использует авторизацию основной системы, поэтому пользователю не приходится входить отдельно.
Модуль-классификатор выбирает подходящий отчет из 25 типов, а модуль-экстрактор выделяет из текста запроса период, подразделение, типы документов и язык. Затем система вызывает готовую функцию отчета на копии базы данных, которая доступна только для чтения и обновляется каждые 15 минут, поэтому рабочая база не нагружается.
Для простых запросов система выполняет один поисковый проход, для сложных выстраивает несколько шагов. В результате пользователь видит десять лучших документов с фильтрами по дате и статусу.
Система записывает в журнал аудита каждое действие: кто искал, какие документы нашел, какой отчет запросил. Пользователь оценивает отчет как «полезно» или «бесполезно», и по этим оценкам команда определяет, что в отчетах стоит улучшить.
Также: Docker — запуск сервиса в контейнерах · Prometheus и Grafana — мониторинг работы
Организация получила чат-помощника, встроенного в систему документооборота: пользователь пишет вопрос в свободной форме и получает готовый отчет или найденный документ.
Такое решение подойдет тем, у кого накоплен большой архив документов, а отчеты и поиск доступны только пользователям, которые хорошо знают систему.
Делаем такие решения под задачу: AI-продукты под ключ, AI-агенты и автоматизация, интеграции и данные.
Услуги GlakeОставьте заявку — обсудим вашу задачу и покажем, как применить это у вас
Мы используем cookies и Яндекс.Метрику, чтобы улучшать сайт. Подробнее
